Arbeiten im Home Office wird immer beliebter – jedes dritte Unternehmen in Deutschland bietet seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, zu Hause zu arbeiten. Wir haben zusammengefasst, was es beim Einrichten des Heimbüros zu beachten gibt.
Ein guter Plan ist schon die halbe Miete
Für die Entscheidung, die tägliche Arbeit zumindest teilweise zu Hause zu erledigen, kann es viele gute Gründe geben. Ein Recht auf Homeoffice gibt es hierzulande allerdings nicht. Ebenso wenig kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter einfach dazu verpflichten, an bestimmten Tagen zu Hause zu arbeiten. Arbeit im Home Office ist Verhandlungssache.
Festgehalten werden die Homeoffice-Tage im Arbeitsvertrag oder über Zusatzvereinbarungen. Dabei ist es klug, sich mit dem Arbeitgeber auf genaue Zeiten und Ziele zu verständigen. Ab wann ist man telefonisch erreichbar, welche Arbeiten stehen für den jeweiligen Tag auf dem Plan, wann wird der Rechner ausgestellt? Wer diese Fragen im Vorfeld klärt, arbeitet dann entspannter und effizienter.
Ebenso sinnvoll ist es, im Vorfeld die Art von Tätigkeit auch allgemein zu definieren, die sich für Homeoffice-Tage anbietet. Vielen fällt es zum Beispiel leichter, sich zuhause konzentriert in ein Thema zu vertiefen. Wer dabei ungestört sein möchte, sollte das vorab bei den Kollegen ankündigen und auch nachvollziehbar machen, woran er gerade arbeitet. Schließlich hält sich noch immer hartnäckig das Klischee, Homeoffice-Tage seien in erster Linie gemütlich. Wer selbstbewusst die eigene Leistung aufzeigt, tritt diesem Vorurteil aktiv entgegen.
Ein wichtiger Tipp: Wer am Vortag im Büro eine halbe Stunde zur Vorbereitung fürs Home Office einplant, verhindert, dass die Heimarbeit mit der Erkenntnis beginnt, wichtige Unterlagen für den Job im Büro vergessen zu haben.
Auch beim Office gilt die Maklerregel: Lage! Lage! Lage!
An welchem Ort in der Wohnung oder im Haus soll der heimische Arbeitsplatz entstehen? Hier nicht zu klein oder provisorisch denken: Weder funktioniert ein fensterloser Abstellraum noch eine kleine Arbeitsecke im Wohnzimmer. Für Homeoffice-Tage ein eigenes Arbeitszimmer einzurichten, ist kein Luxus, sondern absolute Notwendigkeit.
Wichtig ist auch die Lage des Raumes im Haus. Wer sich in der kalten Jahreszeit für den Ausbau des Zimmers unterm Dach entschieden hat, gerät im Hochsommer ins Schwitzen. Umgekehrt kühlen ausgebaute Kellerräume im Winter schnell ab. Daher sollte man alle Eventualitäten durchgehen: Wie fällt das Sonnenlicht ins Zimmer, wie gut kann es gelüftet werden, ist es gut gedämmt und problemlos zu heizen?
Prüfen sollte man auch, wie sich die Atmosphäre im Haus im Laufe eines Tages verändern wird: Vielleicht gibt es Räume, in denen man zwar vormittags seine Ruhe hat, nachmittags aber keinen klaren Gedanken mehr fassen kann, weil dort die Kinder herumtoben.
Der heiße Draht ins Hauptquartier
Das Zimmer ist eingerichtet, die Laune vor dem ersten Homeoffice-Tag ist prächtig – doch das böse Erwachen folgt beim Versuch, sich ins Intranet des Arbeitgebers einzuloggen: Erst geht gar nichts. Nachdem es dann endlich geklappt hat, fliegt man nach wenigen Minuten schon wieder raus – und zwar nicht nur einmal, sondern immer wieder. Schnell liegen die Nerven blank.
Um dieses Szenario zu verhindern, ist es wichtig, vorab mit den IT-Experten im Unternehmen abzusprechen, wie die Verbindung ins interne Netz genau geregelt und welches Equipment dafür benötigt wird. Es kann sogar klug sein, sich für den ersten Tag die Aufmerksamkeit eines Spezialisten zu sichern und ihn persönlich ins Homeoffice kommen zu lassen. Das klingt nach großem Aufwand, spart aber langfristig Zeit und Nerven, wenn das Einloggen danach problemlos funktioniert.
Wichtig: Viele interne Netze reagieren empfindlich auf schwankende Verbindungen. Es kann sinnvoll sein, das heimische WLAN-Netz zu verstärken oder ein LAN-Kabel zu nutzen.
Stühle, Stehpulte, Stauden und Steckplätze
Ein großes Plus: Wer sein Arbeitszimmer einrichtet, kann sich die Möbel und Utensilien für den Arbeitsplatz selbst aussuchen. Endlich kein enger Schreibtisch mehr mit Kabelchaos und zu wenig Ablagefläche. Kein Licht, bei dem man schon morgens Kopfschmerzen bekommt. Und kein Stuhl, der quietscht und schon nach Stunden zu Rückenschmerzen führt.
Selbst für das Stehpult, das der Orthopäde schon vor Jahren empfohlen hat, ist nun Platz. Je nach Vereinbarung verbringt man jetzt viele Stunden im HomeOoffice, entsprechend wichtig sind gute Möbel und eine sinnvolle Anordnung.
Ob man sich dabei an den Regeln der chinesischen Harmonielehre Feng-Shui orientiert oder beim Schreibtisch ein besonderes Augenmerk auf Ergonomie setzt, entscheidet jeder für sich.
Das eigene Arbeitszimmer gestalten
Ausnutzen sollte der Heimarbeiter, dass im Arbeitszimmer auch Wände und Fensterbänke nicht mit Kollegen geteilt werden müssen. Pflanzen sorgen für Natürlichkeit, Bilder und Poster inspirieren. So kann man den Raum ein stückweit nach seinen Wünschen gestalten. Dabei ist es wichtig, nicht zu übertreiben: Das Zimmer darf nicht zum Hobbyraum werden.
Zudem kann es sein, dass sich der Arbeitgeber selbst ein Bild vom Office machen möchte und einen Besuch ankündigt. Das hat damit zu tun, dass er zu prüfen hat, ob der Heimarbeitsplatz den gesetzlichen Vorgaben entspricht und nicht die Gesundheit des Mitarbeiters gefährdet.
Ordnung halten für produktives Arbeiten
Empfehlenswert ist eine Ordnung auf dem Schreibtisch, die hilft, morgens schnell und unkompliziert mit der Arbeit zu beginnen. Auf der To-do-Liste: Steckplätze für Laptop und andere Geräte vorbereiten, ein System für die Ablage von Akten und Papieren entwickeln, Login-Daten fürs Firmennetz parat halten.
Was sagt die Versicherung zur Homeoffice-Arbeit?
Achtung: Wer im Home Office arbeitet und tagsüber das Arbeitszimmer verlässt, betritt eine andere Zone. Ob auf dem Weg zur Toilette oder dem Ausflug in die Küche: Passiert in diesen privaten Bereichen ein Unfall, greift nicht mehr die gesetzliche Unfallversicherung. Auf den Punkt gebracht: Wer im Arbeitszimmer umknickt, ist gesetzlich versichert, wem das im Flur passiert, nicht.
Es ist daher zu empfehlen, sich im Vorfeld auch noch einmal die Unterlagen der privaten Unfallversicherung anzuschauen.
Der Firmen-Laptop ist im Home Office übrigens genauso über den Betrieb versichert wie im Büro im Unternehmen. Wichtig ist aber, dass man das Gerät nach Arbeitsende nicht fahrlässig herumliegen lässt. Das gilt auch für sensible Daten.
Am Ende zählt die Selbstdisziplin
Trotz aller Regelungen und Absprachen bleibt es dabei: Daheim ist daheim. Der große Vorteil von Homeoffice-Tagen ist, dass man selbstbestimmt zuhause arbeiten kann. Das schafft Komfort und motiviert – kann aber auch dafür sorgen, dass man nicht richtig in Tritt kommt oder sich von allen möglichen Dingen viel zu leicht ablenken lässt.
Hier helfen einige psychologische Tricks. Sich in Jogginghose vor den Rechner zu setzen, klingt entspannt, führt aber unter Umständen dazu, dass der Schalter im Kopf nicht umgelegt wird. Viele schwören daher darauf, eine klare Grenze zwischen „Life“ und „Work“ zu ziehen. Das gilt für die Kleidung, aber auch für kurze Essens- und Kaffeepausen oder private Telefonate.
Unterwegs in sozialen Netzwerken
Aufpassen sollte man mit Blick auf die sozialen Netzwerke: Wer fortlaufend aus dem Homeoffice heraus postet, macht sich verdächtig, es mit der Arbeitszeit nicht so genau zu nehmen. Dann kommen nicht nur Sprüche von Kollegen – sondern auch der Arbeitgeber fragt sich, ob Homeoffice weiter sinnvoll ist.
Ob für Handwerker, Paketboten oder die liebe Verwandtschaft: Wer im Home Office tätig ist, gilt häufig als erreich- und ansprechbar. Da hilft ein klares Wort – oder folgende Gegenfrage: „Hättest du mich dafür auch im Büro angerufen?“
Tür oder TV? Was der Steuerberater alles fragen wird
Wer als Angestellter teilweise im Home Office arbeitet, kann theoretisch jährlich bis zu 1.250 Euro von der Steuer absetzen. Jedoch stellt das Finanzamt inzwischen deutlich strengere Bedingungen. Absetzbar ist das Arbeitszimmer nur, wenn es an den Homeoffice-Tagen kein anderes Büro gibt, das der Arbeitnehmer nutzen könnte.
Bleibt sein Platz im Betrieb an diesen Tagen leer, können die Kosten fürs eigene Zimmer nicht geltend gemacht werden.
Auch muss es sich bei dem Raum um ein Zimmer mit Tür handeln, das hauptsächlich der Berufsarbeit gewidmet ist. Um das zu prüfen, schaut das Finanzamt auf den Grundriss des Hauses: Wer den größten Raum als Arbeitszimmer deklariert, wird damit kaum durchkommen.
Die Faustregel: 90 Prozent der Dinge, die man im Zimmer erledigt, müssen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen.
Das gilt auch für die Einrichtung: Ein Zimmer, in dem neben dem Schreibtisch eine Couch steht oder sich Romane im Regal stapeln, dient nicht absetzbaren Zwecken.
